AI(ChatGPT)を業務改善に活用!
現状
- 会社経費を従業員が立て替えた際の精算管理を、Googleスプレッドシートで行っている。
- 従業員が経費を支払った際に、レシートの画像や、領収書のPDFファイルをフォルダにアップロードする。
- アップロードされたデータをもとに、経費精算担当者が、日付・内容・支払先・金額などの必要情報を、Googleスプレッドシートに記載している。
- 月単位で締めて、給与と合算するかたちで各従業員の経費精算を行う。
課題
手入力のため…
- 時間がかかる
- 転記誤りなどのヒューマンエラーが起きる
などなど…
地味に時間が掛かるルーティン業務で、本業に集中できない
改善内容
- レシート画像やPDFファイルをChatGPTにアップロードするだけで、
日時・支払先・金額などの経費精算に必要な情報を抽出して
表形式に出力してくれるエンジンを開発！ - Webアプリケーションを利用し、ChatGPTが出力した表を、Googleスプレッドシートに自動で転記するような、アプリ間連携を実現！
- 担当者はGoogleスプレッドシート上に転記されたデータが正しいことを確認するだけでOKになり、所要工数が大幅に削減！
動画
低コストでAIを気軽に活用できるように！
経費精算などのためにレシートや領収書をアップロードして、従業員ごとに月単位の経費金額を集計して支払いを行う…ということは、どこの企業様でも行っていることかと思います。
その際、色々な運用ルールや制約があることが多いと思います。
例えば
・レシート画像は、1枚だけ写す（複数枚まとめて撮らない）
・レシート1枚ずつスキャナでスキャンする
・PDFファイルは日付順に並べてまとめる
などなど…金額集計も大変ですが、従業員の方が経費申請を行うための準備も、地味に時間が取られたりします。
今回のChatGPTで経費精算のためのデータをアップロードする際は
・レシート複数枚まとめて撮ってもOK
（ChatGPTがちゃんと1枚ずつ分割して認識してくれる！）
・PDFファイルも1ヶ月分そのまま、まとめてアップロードしてOK
（ChatGPTが日付順や支払先ごとにまとめて整理してくれる！）
といったように、基本的な書類整理からカバーをしてくれます。
さらに、これを応用して出力項目をカスタマイズすれば、そのまま会計ソフトにインポートすることも可能になり、仕訳の登録の手間も省くことができるようになります！
「レシートを読み取ってくれるサービスなら、既に他でもあるのでは？」と、疑問に思われる方もいらっしゃると思います。
仰る通り、「レシート読み取りサービス」や「証憑保存機能」などといったものや
メーカー自身がAIを作り上げて、AI-OCRサービスといったものを提供していたりします。
しかし、そういったサービスは高価なものが多く、一定の従業員数以上の規模でないと、なかなか効果を実感しにくいところがあります。
比較をすると、以下のような表になります。
どちらも一長一短はありますが、いきなり大きな本格的なソフト導入には、運用面・コスト面での負担が大きいですので
まずはChatGPTなどで小さく始めてみて、まずは自動化の効果を実感してもらうと
その先のことを見据えることができるのではないかと考えております。
そのままChatGPTを使い続けるもよし、大きいシステムに移行するもよし
まずはそれを判断するための切っ掛けづくりになっていただければ幸いです。
AIというと、「なんだか難しそう」や、「革新的なことを考えて、すごいものを生み出すようなもの」というイメージもあるかもしれませんが
実はこういった、資料の読み取り、要約、転記、他サービスとの連携といった領域もAIが得意とするところです。
2024年5月に「ChatGPT-4o」が登場し、画像や動画、音声といったデータを用いて対話をすることができるようになった影響で
AIの利活用の敷居が一気に低くなり、様々なシチュエーションで使用することができるようになりました。
もし興味があればご提案させていただきますので、どうぞお気軽にお問い合わせください！